Gemeinsame Arbeit an hochgradig interessanten Projekten Dynact traf ÖBB-IKT Geschäftsführer Dr. Andreas Singer zum Interview

Dr. Andreas Singer schaut auf eine lange Management Karriere zurück, die durch innovative Organisationsentwicklungen im Bereich Projektmanagement gezeichnet ist. Dynact betreut Dr. Singer und seine IT-Mitarbeiter in Sachen Projektmanagement schon, seitdem er vor Jahren im ORF maßgeblich an der Umstrukturierung der IT-Abteilung beteiligt war. Nach der Unterstützung und Wissensentwicklung im Organisationsaufbau des Flughafen Wien Projektes, folgt nun die weitere erfolgreiche Zusammenarbeit in Dr. Singer‘s neuer herausfordernder Position als Geschäftsführer der ÖBB-IKT. Dynact unterstützt Dr. Singer im Bereich Projektmanagement und Projektmanagement Office und traf ihn zum Interview.

Dynact: Herr Dr. Singer, Sie waren früher verantwortlich für das Projekt Management Office (PMO) am Flughafen Wien. Rückblickend betrachtet: Welche Anforderungen wurden an das PMO in der Vergangenheit gestellt?

Dr. Singer: Das PMO ist die zentrale Schnittstelle für alle Projekte des Unternehmens. Von hier aus ist abteilungsübergreifend ein optimaler Blick auf das gesamte Projektportfolio gegeben, inklusive dem Überblick des zeitlichen und budgetären Status der jeweiligen Projekte. Ebenso schreitet das PMO in Krisenmomenten ein, wie es zB. beim Flughafen Wien der Fall war: Einerseits die Ablöse des zentralen Hostsystems, andererseits die Fertigstellung des Großprojektes „Skylink“. Durch den Einsatz des professionellen PMO konnte das Projekt „Skylink“, nach anfänglichen Verzögerungen, zeitgerecht und im Rahmen des vorgegebenen Budgets fertig gestellt werden.

Dynact: Zurzeit sind Sie u.a. verantwortlich für das PMO bei der ÖBB. Welche Entwicklungen hat das PMO Ihrer Meinung nach in den letzten Jahren generell genommen?

Dr. Singer: Der Aufgabenbereich des PMO ist stetig im Wandel. Immer mehr Firmen erkennen den relevanten Stellenwert des PMO und setzen auf professionelle Unterstützung. In der heutigen Zeit, in welcher verstärkt IT-Technologien zum Einsatz kommen und es immer mehr emotionale und zwischenmenschliche Unstimmigkeiten gibt, ist der richtige Einsatz eines professionellen und strategischen PMO wichtig für den Erfolg. Ein solches zielt auf die Zusammenstellung eines transparenten Projektportfolios ab, welches die Basis für strategische Entscheidungen und die Überprüfung der Erreichung von Zielen bietet.

Dynact: Was sind die besonderen Vorteile, die sich durch ein professionelles Projekt- und Portfolio Management für ein Unternehmen ergeben?

Dr. Singer: Ich denke, die Vorteile liegen auf der Hand. Misserfolge wie: kaum Zeitpläne die eingehalten werden, Budgets, die meistens um das doppelte überschritten werden, emotionale und zwischenmenschliche Probleme zwischen den Fachabteilungen und den Technikern der IT können konfliktfrei aufgearbeitet werden. Mit einem Wort: professionelles Projekt- und Portfolio Management ist lebenswichtig für ein Unternehmern.

Dynact: Welche Kompetenzen muss ein erfolgreicher PMO Verantwortlicher mitbringen?

Dr. Singer: Die berühmte „eierlegende Wollmilchsau“ wird hier gerne zitiert: Es muss jemand sein, der über ein sehr gutes Projekt Management Wissen verfügt und bereits mehrfach Projekte und Programme operativ selbst geführt hat. Nicht nur, dass die PMO-Leiter fachlich Topspezialisten sein müssen, sie müssen auch über höchste emotionale Intelligenz verfügen. Denn die Herausforderung ist nicht, ein Projekt technisch und methodisch gut zu führen, sondern der Brückenbauer zu sein. Für uns heißt das: höchste Wirtschaftsinformatikkompetenz gepaart mit Menschenkenntnis und einer gehörigen Portion emotionaler Intelligenz ist gefordert.

Dynact: Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein effektives Portfolio Management?

Dr. Singer: Ich glaube, der Schlüssel ist die Methodik, mittels welcher man möglichst einfach darstellen kann, welche Projekte, Applikationen und Systeme in einem Unternehmen zum Einsatz kommen. Die größte Herausforderung ist, diese Landkarte mit Leben zu befüllen. Sprich, die benötigen Informationen herauskitzeln zu können. Der Grund, warum es vielfach kein Portfoliomanagement gibt, oder kein einheitliches Portfolio, ist, weil PMO-Mitarbeiter oder PMO-Leiter oft aufgrund der hohen Arbeitslast gar nicht mehr dazukommen, dieses Portfolio vollständig zu erheben. Insbesondere für eine strategische, vorausschauende Planung und zukünftige Entwicklungen, wäre das extrem wichtig.

Dynact: Was sind die größten Fehler, die ein PMO Verantwortlicher aus Ihrer Sicht vermeiden sollte?

Dr. Singer: Der PMO-Leiter darf selbst keine operativen Projekte durchführen, er muss die Übersicht über seine Programm- und Projektleiter haben. Er muss die PMO-Spezialisten, die ihn bei seiner täglichen Arbeit unterstützen, leiten, führen und anweisen. Er muss Konzepte erstellen, in die Zukunft denken und sich mit der Geschäftsführung abstimmen. Sollte er sich zu stark in operative Projekte involvieren, verliert er die Übersicht und das PMO wird verwässert, es wird zu einer reinen Entwicklungsabteilung und wird nach spätestens einem Jahr seine Funktion als Hauptkoordinationsstelle verlieren.

Dynact: Was sind die größten Herausforderungen des PMO bei der ÖBB?

Dr. Singer: So wie bei allen PMO, die neu gegründet werden, ist die Initialisierungsphase wichtig: die Akzeptanz der KollegInnen, die im PMO sind, insbesondere die der PMO-Leitung, Mitspracherecht des PMO in den größten Projekten die in der ÖBB abgewickelt werden und natürlich die Akzeptanz als Eskalationsschnittstelle für Einzelprojekte, wenn es gilt, innerhalb einer sehr kurzen Zeit, aus einem inhomogenen Team eine schlagkräftige, professionelle Truppe zu bilden. Das ist Herausforderung pur.

Dynact: Was war Ihr größter Erfolg als Leiter des PMO?

Dr. Singer: Meine größten Erfolge als IT-Leiter waren, die Fachabteilungen und IT-Mannschaften so zusammen zu bringen, dass im Endeffekt aus vorher zerstrittenen Kollegen im Endeffekt zusammengeschworene Teams entstanden sind, die neue Herausforderungen bestmöglich gelöst haben, als wären nie Unstimmigkeiten zwischen ihnen gewesen. Das Projekt „Skylink“ beim Flughafen Wien ist sicherlich der größte Erfolg, den ich bislang in meiner Karriere hatte: Der Terminal wurde nach anfänglichen Verzögerungen durch den Einsatz eines professionellen PMOs zeitgerecht fertig gestellt, während dessen mehrere Hochtechnologien zum Einsatz kamen, welche den Flughafen Wien zum Technologieführer Europa machte. Zeitgleich wurde aber auch die Host-Ablöse erfolgreich abgeschlossen, die vorher über sieben Jahre nicht durchgeführt werden konnte. Diese beiden gleichzeitigen Fertigstellungen waren herausragend und erfolgreich.

Dynact: Welche Ratschläge möchten Sie potentiellen Lieferanten erteilen: Was sollten Lieferanten tun, um nachhaltige Geschäftskontakte aufzubauen?

Dr. Singer: Das wichtigste für Geschäftspartner ist, dass man sich auf den Partner verlassen kann. Ich erwarte von meinen Geschäftspartnern, wie auch von mir vice versa, dass sie mir bei meiner täglichen Arbeit helfen, dass sie mir ihre besten Leute schicken und diese uns bestmöglichst bei unserer Arbeit unterstützen. Wenn dieser respektvolle Umgang und das gemeinsame Arbeiten an interessanten Projekten gut funktioniert, dann funktioniert auch die Arbeit des PMOs.

Dynact: Herr Dr. Singer, vielen Dank für das Gespräch.